Quan una organització acumula documentació que requereix emmagatzematge a curt o llarg termini, és necessari organitzar-la i carregar carpetes amb tapa tova o dura. Cada cas concret pot tenir els seus propis requisits per al disseny de l'arxiu i la seqüència de treball, ja que no hi ha normes legislatives estrictes en aquest àmbit. No obstant això, defineix els principis bàsics als quals se solen adherir els empleats amb experiència.
Necessari
- - llapis negre de plom;
- - punxó clerical (o dispositiu UPD);
- - pinça;
- - agulla de cosir;
- - cordó o fil de niló;
- - tisores;
- - un full de paper blanc;
- - cola de papereria;
- - tapa.
Instruccions
Pas 1
Després d'examinar el valor de la documentació, numerar-la col·locant un número de sèrie (en ordre cronològic) a l'extrem superior dret de cada full amb un llapis negre. Comenceu per la primera inversió; no cal numerar la llista de títols dels documents continguts i l’última pàgina. Assegureu-vos que els números no entren al text.
Pas 2
Feu dos parells de forats amb un punxó clerical especial al centre del marge esquerre de cada document. Per evitar que la pila de papers es desfaci, fixeu-la en una pinça. Com a regla general, els empleats col·loquen forats en una línia vertical, deixant almenys 3 cm entre cada forat. Si la làmina té un marge estret, podeu enganxar una tira blanca a la vora.
Pas 3
Utilitzeu una màquina especial per a la documentació intermitent (UPD). Això reduirà significativament el vostre treball, ja que amb aquest dispositiu podeu perforar una pila de documents de 10 cm de gruix alhora. Llegiu detingudament les instruccions i treballeu detingudament: el trepant s’escalfa molt.
Pas 4
Comenceu a cosir la carpeta amb un cordill especial o un fil de niló fort i una agulla de cosir. Feu clic a l'arxiu dues vegades per obtenir una confirmació segura. Estireu les "cues" soltes del cordó (uns 5-6 cm) pel forat central del costat costós del "llibre" i feu un nus fort.
Pas 5
Talleu un cercle (aproximadament 4 cm de diàmetre) de paper blanc espès i enganxeu-hi el nus. Utilitzeu cola de papereria habitual. Agafeu l'adhesiu amb un segell, poseu-hi la signatura i la data de certificació. Si la carpeta ja està lligada sense una pàgina de confirmació, és permès enganxar-la a la part interior de la portada.
Pas 6
Introduïu la carpeta encaixada en una tapa especial o enquadreu documents amb una màquina. Per a un arxiu a llarg termini, es recomana triar una tapa dura, en altres casos també són adequades "robes" de cartró o de paper recobert gruixut. En qualsevol cas, hauria de ser un producte d’impressió empresarial dissenyat d’acord amb l’estil corporatiu.
