La majoria de professions de mecanografia requereixen alfabetització informàtica. Els especialistes haurien de conèixer totes les funcions de l’editor de Word, en particular, el que es necessita i el format del document.
Per què heu de poder formatar text correctament
Escrit només mitjançant el teclat, el document sembla un recull de frases en què és difícil copsar la idea principal de l’autor i traçar la lògica del seu raonament. Per facilitar la lectura i la memorització, l’editor de Word i altres programes similars proporcionen format de text, incloent desglossament de paràgrafs, ressaltat de línia vermella, presència de sagnats i ressalts, columnes, taules, llistes i alguns altres punts.
Matisos privats de format de document
La forma principal de dividir el document en diverses parts lògicament completes és la col·locació de marques de paràgraf, que es fa prement el botó Retorn. Per facilitar la lectura, cada paràgraf hauria de començar amb una línia vermella: sagnia, que es fa de dues maneres. La seva mida òptima és d’1,25 cm, i és exactament quant s’ha de moure el marcador de rellotge de sorra superior situat a la regla horitzontal amb el cursor del ratolí. Un altre mètode és el menú situat a la part superior de la finestra: el botó "Format" - la línia "Paràgraf" - la pestanya "Sagnats i espaiat" - la columna "Sagnats". Heu d’establir el valor requerit a la cel·la "primera línia" i, a continuació, feu clic a "D'acord".
Per moure tot el text, no només la línia vermella, moveu la part inferior del rellotge de sorra per la quantitat requerida. Així es dóna format a les columnes "A qui i de qui". La mateixa acció es pot realitzar seguint el camí descrit anteriorment i posant els números a la columna "Sagnat" a les cel·les "esquerra" o "dreta".
Per fer que el text ompli tot el document de manera uniforme i no es desplaci al marge esquerre, podeu distribuir-lo per tota l'amplada de la pàgina. Per fer-ho, seleccioneu els paràgrafs necessaris i feu clic al botó "Ajusta a l'amplada" de la barra de format. Sembla un quadrat de ratlles horitzontals. Al mateix lloc, podeu centrar el text del títol o canviar-lo cap a la dreta en forma d’epígraf.
La funció de llista és convenient quan heu d’enumerar un gran nombre d’elements, així com afegir-ne de nous al centre de la llista després de la seva creació: la numeració canviarà automàticament. Es pot configurar una llista numerada o amb vinyetes mitjançant els botons corresponents del tauler de format o mitjançant l'ordre "Llista" del menú "Format".
A més de les funcions enumerades, en un editor de text, podeu canviar la mida i el tipus de tipus de lletra, fent-lo més proper a l’empresa o, per contra, per felicitar, ressaltar part del document amb subratllat, cursiva, negreta o color, reduir les dades a una taula, i també realitzar altres accions especialitzades (inserir imatges, esquemes).
