El balanç és un mètode que permet generalitzar i agrupar els actius d’una entitat econòmica i les fonts de la seva formació en una data determinada. El saldo ajuda a determinar: quins són els actius de l'empresa que pot tenir en aquest moment, quines fonts van ser la seva base, per a quins propòsits es destinen i gasten. Tota aquesta informació es reflecteix en el balanç.
Les dades de balanç s’utilitzen no només per als estats financers i comptables de l’empresa. Aquest document és una font d'informació i paràmetres valuosos per a la correcta gestió dels fluxos financers i de les estructures pròpies dels seus actius i passius. Avui en dia, sense les dades del balanç, és impossible que la gestió de l’empresa, que, sobre la base d’una informació financera i comptable precisa, desenvolupi una estratègia per al desenvolupament i la vida de l’empresa. El coneixement del balanç és indispensable per als financers, els implicats en programes d’inversió, control, préstecs, etc. La lectura d’equilibris és ara una habilitat indispensable per als alts directius que prenen decisions importants sobre la direcció.
Per mantenir les balances precises
La mateixa paraula "saldo" es tradueix del francès com a "balances", que determina l'objectiu i la funció d'aquest document financer. Gràficament i estructuralment, és un enunciat representat per una taula de dues cares. A la part esquerra es mostren quins recursos estan disponibles, quines fonts els han format. També conté informació sobre la propietat de l'empresa, que s'agrupa per tipus. Totes aquestes dades s’anomenen actiu de balanç. El passiu del balanç es reflecteix a la part dreta d’aquesta declaració; conté informació sobre les fonts que van ser la base per a la formació d’aquesta propietat. Elaborar i mantenir un balanç suposa que la suma dels seus costats dret i esquerre sempre ha de ser igual. És a dir, hi ha d’haver un signe d’igualtat entre l’actiu i el passiu.
Un actiu sempre és igual a un passiu
El concepte mateix d’actius inclou recursos controlats per una empresa basats en esdeveniments passats. S'espera que l'ús d'aquests recursos aporti beneficis econòmics en el futur. Per exemple, per tal que es mostri com a actiu, l'empresa ha de controlar els recursos (una de les opcions és que n'hagi de ser propietari). I la propietat aporta alguns beneficis en el futur.
Els passius representen les fonts d’origen dels actius. Segons l'import i l'estructura del passiu, es determina si l'empresa va rebre els seus actius mitjançant recursos propis, o si els passius es van formar pel fet que l'empresa tenia algun passiu.
L’import total de l’actiu (o passiu) s’anomena moneda del balanç. De vegades, aquest terme se substitueix per un número de saldo.
