Quan s’ha d’enviar documents oficials al destinatari: una declaració, una reclamació, una còpia d’una declaració de reclamació i altres: la correspondència no només és important, sinó legalment significativa. Per tal que el lliurament es faci des del punt de vista de la llei, cal seguir un procediment determinat.
Instruccions
Pas 1
Prepareu el document per enviar-lo al destinatari per duplicat. Un d’ells s’ha de quedar amb vosaltres.
Pas 2
Si és possible, entregueu el document personalment. Lliureu-lo directament al destinatari o al seu representant autoritzat. Els poders d’un representant poden ser certificats per un poder o es deriven de la llei. És més segur lliurar la correspondència dirigida a una persona privada contra recepció. Si transferiu documents a una persona jurídica, feu-ho a través de la secretaria o oficina. Quan el destinatari és oficial, podeu utilitzar qualsevol d'aquestes opcions.
Pas 3
En cas d’entrega personal, assegureu-vos que la vostra còpia conté un rebut de la persona que va rebre la correspondència. La persona a qui proporcioneu el document ha d’escriure la paraula "rebut", el seu cognom i inicials, així com la data actual i, per descomptat, deixar una signatura. Si és un empleat de l'organització, també s'ha de fer una indicació del seu càrrec.
Pas 4
Quan calgui, reenvieu la correspondència al destinatari a través d’un missatger o intermediari, sense oblidar d’indicar-li qui i com s’ha de lliurar.
Pas 5
Si no podeu lliurar la correspondència personalment o el destinatari es nega a acceptar-la, utilitzeu els serveis de correu. S'ha d'enviar per correu certificat amb una notificació i una llista de fitxers adjunts. En alguns casos, aquesta és l’única opció en què el tribunal o un altre organisme autoritzat reconeix el servei com a vàlid. Com a confirmació del fet que el destinatari ha rebut la carta, se us retornarà un document (una notificació per correu electrònic). Es necessita l'inventari de l'arxiu adjunt per tal de tenir constància de l'enviament per correu no d'una carta buida o d'un document aliè, és a dir, el que s'hagi de notificar.
Pas 6
Després de retornar-vos la notificació, adjunteu-la i la llista d’adjunts a la còpia restant del document. Emmagatzemar fins que ja no sigui necessari.
