El terme fac simile - del llatí significa "fer com". Una signatura facsímil és un clixé en forma de segell o segell, en què es talla la signatura manuscrita de la persona que, segons la normativa de l’empresa o organització, signa els documents, amb el màxim grau de fiabilitat en un mirall imatge.
Per a què serveix una signatura facsímil?
Al treball d'oficina de moltes empreses i organitzacions s'utilitza un anàleg mecànic de la signatura manuscrita d'un gerent o d'un altre funcionari responsable (una signatura facsímil). Pot ser requerit en absència del propi propietari de la signatura, si cal elaborar algun document urgent i, a més, el mateix propietari el pot utilitzar, a qui porten munts sencers de papers per a la signatura. No obstant això, per diverses raons, l’ús generalitzat de signatures facsímils en les relacions financeres, econòmiques, legals i fiscals és força arriscat.
Els casos en què el segell facsímil d’un gerent va caure en mans d’empleats sense escrúpols és un fet freqüent, per tant, el 2004, la carta del Ministeri d’Impostos i Deures núm. 18-0-09 / 000042 "Sobre l’ús d’un facsímil signatura "defineix clarament els casos en què està estrictament prohibit el seu ús … Segons aquesta carta, la signatura facsímil no es posa ni es considera vàlida en diversos tipus de poders, factures, pagament i altres documents financers. La carta també estableix els casos en què es considera acceptable l’ús de facsímils.
Si l'organització preveu l'ús de facsímils, és necessari nomenar un empleat responsable del seu emmagatzematge i fixar aquesta responsabilitat a la seva descripció del lloc de treball.
Quan es pot utilitzar una signatura de facsímil
Es pot utilitzar una empremta facsímil d’una signatura en les relacions de dret civil, en aquest cas el seu ús està regulat per la clàusula 2 de l’article 160 del Codi civil de la Federació Russa. Estipula que la condició per a la validesa d’aquesta signatura pot ser, llevat del que estableix la llei, un simple acord de les parts. Això vol dir que quan es planifica l’ús de facsímils a la conclusió de la transacció, les parts també han de concloure un acord addicional a aquest efecte.
En un acord que preveu l’ús de signatures facsímils, és imprescindible establir el seu període de validesa.
Aquest acord només es pot referir a una transacció específica o estipular totes les transaccions posteriors que l’organització tingui previst celebrar amb aquesta contrapart. Assegureu-vos d’enumerar els tipus de documents d’aquest acord als quals s’apliquen les seves normes. A més de l’acord, el cap de l’organització ha d’assegurar-se que aquest segell facsímil estigui gravat i controlat estrictament. Per la seva ordre, nomena persones que tenen dret a utilitzar una signatura facsímil, especifica els tipus de documentació on es pot utilitzar i dóna una llista de mesures i mesures per garantir-ne la seguretat.
