Els secretaris experimentats saben que la correspondència comercial consisteix en dos terços de les consultes i respostes a les mateixes. L’objectiu principal d’una pregunta escrita és obtenir qualsevol informació del destinatari. L’autor de la carta espera rebre la resposta més completa possible, que se li proporcionarà dins del termini prescrit per la llei o indicat a la sol·licitud. No hi ha regles estrictes per al processament de preguntes escrites. No obstant això, hi ha diversos requisits generals per a la correspondència empresarial que s’han de seguir a l’hora de preparar-los.
Necessari
- - Forma de l'empresa;
- - Paper A4;
- - bolígraf;
- - ordinador;
- - Impressora.
Instruccions
Pas 1
Imprimiu una carta de preguntes al capçal de l'organització si sol·liciteu en nom d'un equip i per un motiu oficial a una altra organització o a una persona. El ciutadà que envia una sol·licitud a qualsevol institució l’ha d’escriure llegiblement o imprimir-la en un full A4.
Pas 2
Indiqueu a l'extrem superior dret de la carta la informació sobre el destinatari: nom complet del seu càrrec, cognoms i inicials, adreça postal de l'organització (si cal). La informació sobre l’empresa remitent es troba a la part esquerra del formulari. En una línia especial, el secretari ha d’indicar el número i la data del document de sortida. Si sol·liciteu en nom vostre, indiqueu les vostres dades a continuació: cognom, nom, patronímic (sense abreviatura), adreça de casa, número de telèfon de contacte. Per exemple: "Al director de LLC" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, amb domicili a l'adreça: Nsk, carrer Pervaya, 15, apte. 15, telèfon 00-00-00 ".
Pas 3
Escriviu un encapçalament per al vostre correu electrònic. Ha de reflectir breument l'essència de la crida escrita, per exemple: "Sobre la mida mínima del lot de les llavors de margarida i el preu a l'engròs per a elles". Al capçalera, col·loqueu aquest puntal a l'esquerra. Quan parleu en nom d'una persona, podeu indicar simplement el format de la carta escrivint al centre de la línia la frase "carta de pregunta", "sol·licitud escrita" o "carta de sol·licitud".
Pas 4
Aneu a la declaració de la sol·licitud. Aquest serà el cos principal de la vostra carta. A les primeres 1-2 frases, expliqueu el motiu i el propòsit pel qual voleu rebre aquesta o aquella informació. Per exemple: "Al maig, els membres de l'associació de jardins" Sad "tenen previst realitzar una compra massiva de llavors de margarida. Després d’examinar el fulletó publicitari de la vostra empresa, vam decidir utilitzar els serveis oferts. En aquest sentit, envieu la informació següent a l’adreça següent."
Pas 5
Formuleu cada pregunta. Intenta ser precís i concís. No facis frases massa llargues, incloses 2-3 preguntes alhora. Assegureu-vos de posar un signe d’interrogació al final; això ressaltarà visualment el tema principal. Si hi ha diverses preguntes, empleneu-les amb una llista numerada. Per exemple: “1. Quina és la mida mínima del lot de llavors? 2. Quant costa 1 bossa de llavors a l'engròs i al detall? 3. Quant de temps trigarà a lliurar-se el lot comprat? 4. Quins documents cal presentar per concloure un acord de subministrament entre la vostra empresa i una associació de jardineria?"
Pas 6
Acabeu la carta amb una nota d’agraïment. També podeu indicar amb tacte el període de temps desitjat per rebre una resposta, per exemple: “Gràcies per endavant per la vostra resposta. Esperem rebre la llista de preus d'aquí a una setmana . A l’última línia, signeu (en nom de l’organització, el cap està signat) i la data.
