L’anul·lació de documents és l’última etapa de la formació del fons de la biblioteca. Quan es cancel·len, les subscripcions i les sales de lectura alliberen el seu emmagatzematge de publicacions que ocupen espai, però no són completament reclamades pels lectors. El document principal que regula el procediment per retirar llibres de la col·lecció és la "Instrucció sobre comptabilització del fons de la biblioteca", aprovada el 1998. Sobre la seva base, podeu desenvolupar el vostre propi algorisme d'accions del personal de la biblioteca en el procés de cancel·lació literatura.
Instruccions
Pas 1
Formeu una comissió per cancel·lar documents del fons de la biblioteca. Ha d’incloure el director de la biblioteca (també serà el president de la comissió), el seu adjunt, els caps d’adquisició, emmagatzematge de llibres, préstecs, sala de lectura i bibliotecaris en cap d’aquests departaments. Si la biblioteca està especialitzada (universitat, escola, empresa, etc.), assegureu-vos d’implicar experts destacats en el camp de les activitats de l’organització en el treball de la comissió. Per exemple, la comissió per cancel·lar literatura de la biblioteca universitària hauria d’incloure vicerectors de treballs acadèmics i científics, així com caps dels departaments més importants.
Pas 2
Prepareu la literatura per descartar-la. A la majoria de biblioteques, la selecció de llibres que es retiraran de la col·lecció es realitza de forma continuada. Durant tot l'any, els empleats col·loquen publicacions antigues que no es poden restaurar i reparar, còpies duplicades, llibres amb defectes importants, etc. En el marc de controls periòdics de parts del fons de la biblioteca, es revelen publicacions perdudes, literatura no bàsica, així com llibres i altres documents que els lectors no sol·liciten i tenen un contingut obsolet.
Pas 3
Familiaritzeu els membres de la comissió amb les publicacions preparades per a la cancel·lació. La decisió final la prendran els experts després d’una anàlisi exhaustiva de cada tema i tema. S'ha de prestar una atenció especial a l'exclusió de la literatura no bàsica i obsoleta. Pot representar, per exemple, un interès històric o una visió extraordinària d’un problema científic.
Pas 4
Dividiu la literatura en grups segons el motiu de la cancel·lació. Per a cada grup, elaboreu un extracte de cancel·lació en dos exemplars (per a comptabilitat i biblioteca). Indiqueu-hi la composició de la comissió, el nombre de llibres amortitzats, el seu cost total i la raó per la qual s’exclou la literatura del fons. Tots els membres de la comissió han de signar l'acte. Assegureu-vos d’adjuntar-hi una llista completa de publicacions, elaborada en forma de taula amb les columnes següents: - número en ordre; - número d’inventari de la publicació; - autor, títol, any de publicació; - preu d’una còpia; - nombre de còpies; - cost total.
Pas 5
Preneu notes sobre la cancel·lació de la literatura en tots els formularis comptables: llibre d’inventari, llibre resum, targetes de registre. Traieu dels catàlegs tradicionals i electrònics les targetes i les descripcions de les publicacions retirades del fons.
Pas 6
Decidiu on enviar les publicacions desactivades. Hi ha diverses opcions: venda als lectors (si aquesta possibilitat es fixa al Reglament sobre serveis de biblioteca de pagament), transferència gratuïta a altres biblioteques i centres d’informació, reciclatge (paper de rebuig), eliminació. Si teniu previst vendre documentació, obteniu el consentiment previ de la direcció i notifiqueu-ho al departament de comptabilitat de l'organització.
Pas 7
Allibereu els locals de la biblioteca de publicacions desactivades d’acord amb la decisió presa. Envieu els documents al departament de comptabilitat i rebeu la confirmació que aquesta documentació s’ha eliminat del saldo de la biblioteca.
