Per al registre de formularis de documents d'organitzacions i empreses, hi ha certes regles. S’imposen requisits més estrictes a la documentació de les agències governamentals. Si heu d’elaborar un capçal per a la vostra empresa, podeu ometre el càlcul de la mida dels marges en mil·límetres i comprovar la posició del logotip o d’altres elements de la pàgina amb la regla. N’hi ha prou amb limitar-se a l’estil generalment acceptat dels documents empresarials.
Instruccions
Pas 1
A la part superior de la pàgina, publiqueu informació sobre el vostre negoci. Indiqueu la forma de constitució, el nom de l’empresa, el número d’identificació del contribuent, el logotip de l’empresa o la marca comercial. Depèn de la vostra informació completa, però assegureu-vos que la part superior del document amb els detalls no ocupi massa espai a la pàgina.
Pas 2
La part inalterada del capçal de carta es col·loca millor a la capçalera. Quan introduïu un text nou o editeu un document ja preparat, els canvis no afecten les capçaleres i els peus de pàgina, de manera que no us haureu de preocupar perquè les línies i el logotip de l'empresa es moguin o desapareguin. Per canviar al mode d'edició de la capçalera i el peu de pàgina d'un document del Microsoft Office Word, feu doble clic al botó esquerre del ratolí al camp superior del document o utilitzeu les eines de la secció "Capçaleres i peus" de la pestanya "Insereix"..
Pas 3
A sota de les dades de l'empresa, a l'extrem esquerre del capçal, hi ha un camp per al número de registre i la data de creació del document. S'elabora amb les abreviatures "Ref. Núm. X amb data de gener de XXXXX ". La línia "a Bx. El número X del XX de gener de XXXX "s'omple quan responeu a la carta d'una altra persona que té el seu propi número de registre. Aquesta línia, en principi, pot estar absent al document.
Pas 4
La part dreta del document sota les dades de l’empresa i enfront del camp amb el número i la data de la carta està destinada a introduir informació sobre el destinatari. Indiqueu el nom de l'organització a la qual s'envia la carta, el títol i el nom de la persona a qui va dirigida la carta. Totes les dades necessàries s’indiquen en el cas datiu (a qui? El cap de l’empresa).
Pas 5
A sota, al centre de la pàgina, hi ha una apel·lació al destinatari (de forma educada i per nom i patronímic) o s’indica el tipus de document (proposta comercial, sol·licitud, certificat, sol·licitud, sol·licitud, etc.). El text principal s’alinea amb l’amplada de la pàgina; cada paràgraf nou està sagnat.
Pas 6
La posició de la persona que va elaborar el document s’indica després del text principal a la part esquerra del document. El seu cognom i les seves inicials haurien d’estar ubicades a la mateixa línia, però a la part dreta del document. La signatura serà al centre. La presència del peu de pàgina també depèn de vosaltres. El peu de pàgina pot contenir informació que no s’inclou a la capçalera, com ara les dades bancàries de l’empresa.
