Els documents caducats emmagatzemats a l'arxiu estan objecte de destrucció, que es realitza en diverses etapes. En primer lloc, se seleccionen els documents, es crea una comissió, s’elabora un acte i es produeix la destrucció directa de les trituradores.
Necessari
- - acte de destrucció;
- - acte de destrucció;
- - trituradora (màquina de triturar paper).
Instruccions
Pas 1
Tots els documents d'arxiu estan subjectes a revisió anual per tal de seleccionar-ne la destrucció. Això permet alliberar espai de manera oportuna per als nous documents rebuts de les empreses per a l’emmagatzematge d’arxius.
Pas 2
Seleccioneu documents per destruir. El gruix de documents d’arxiu s’ha conservat durant 75 anys. La selecció de documents la realitza el personal de l’arxiu.
Pas 3
Després d'haver seleccionat els documents, fes un acte de destrucció. Un acte és un inventari complet de documents a destruir. Cal indicar el número de sèrie de cada document, una descripció. Davant de cada document, indiqueu el número de l'article o document normatiu sobre la base del qual es fa la cancel·lació. Deixeu-vos guiar per la llista de documents típics.
Pas 4
Tingueu en compte que és possible que la llista no contingui el nom de tots els documents que s’han de cancel·lar, de manera que l’arxiver ha de decidir independentment a quin article o disposició estàndard pertany un document concret.
Pas 5
L'acte de destrucció s'ha de redactar d'acord amb l'apèndix núm. 4 "Sobre les normes bàsiques per al funcionament dels arxius" per al 2002. El document complet ha de ser signat per tots els membres de la comissió creada i un representant autoritzat de l'administració de l'arxiu.
Pas 6
Adjunteu un altre acte a l’acte executat, en el qual s’indiqui el nombre total de documents a destruir, així com el seu pes total. No oblideu que el primer acte sense el segon es considera invàlid. I si es detecta aquesta infracció durant el control, es pot imposar una multa administrativa al representant responsable del vostre arxiu.
Pas 7
Podeu confiar la destrucció directa a una organització especialitzada que ofereix serveis massius d’aquest tipus i que disposa de trituradores industrials, o bé podeu dur a terme la destrucció vosaltres mateixos si la vostra organització disposa de la seva pròpia trituradora.
