Els socis de negocis no sempre consideren obligatoris les reunions de negocis, perquè hi ha moltes coses a fer. Per garantir la presència de totes les persones adequades, la carta de la reunió s’ha de redactar de manera persuasiva. D’aquesta manera podeu influir en el comportament i els plans d’altres persones.
Instruccions
Pas 1
Notifiqueu al destinatari de la carta que heu llegit la seva sol·licitud. Aquesta tècnica és adequada per utilitzar si el destinatari espera algun tipus de reacció i és més convenient resoldre la seva pregunta en una reunió personal. Aprofiteu aquesta oportunitat, truqueu a la persona i feu-li saber que ha enviat una carta amb explicacions. En aquest cas, podeu estar segur que el missatge es llegirà atentament.
Pas 2
Expressar una comprensió dels problemes a resoldre. Descriviu en poques frases que compartiu la vostra opinió sobre la pertinència i actualitat de les preguntes plantejades.
Pas 3
Enumereu els avantatges d’estar present en una propera reunió. Cerqueu almenys cinc motius pels quals la persona vol reservar temps per a l’esdeveniment. Aquestes raons s’han de formular des del punt de vista de l’altra banda. Per exemple, vindrà un especialista que assessorarà específicament sobre tots els problemes, però no hi haurà cap altra oportunitat de reunir-se amb ell en un futur proper. Ordeneu els motius per ordre d’importància descendent.
Pas 4
Expliqueu-nos arguments addicionals a favor de la proposta. Ara podeu indicar raons que no són tan importants per al destinatari, però que afectaran el seu comportament. Per exemple, es convida a una reunió a un director de departament que, sens dubte, prestarà atenció si hi ha algú absent. Per no espatllar la vostra reputació, és millor no perdre l'esdeveniment.
Pas 5
Indiqueu un mètode de retroalimentació senzill i fàcilment accessible. El destinatari pot tenir preguntes, suggeriments o aclariments. Doneu-li l’oportunitat de connectar-se instantàniament amb el responsable i no buscar informació de contacte.
