Un fax marcat urgentment: doneu-lo al cap més ràpidament, es desmuntaran els correus electrònics que omplien la caixa, s’hauran de “dispersar” urgentment un departament de cartes i un parell de paquets que portés el carter i l’empleat va escriure una sol·licitud de vacances. Aquí teniu anuncis i documents comptables importants. La feina d’un secretari és difícil! Val la pena perdre un "tros de paper", ja que resulta que en depèn el destí de l'organització i la seva carrera. Per poder trobar sempre aquest o aquell document, heu de poder registrar correctament la correspondència.
Necessari
- Registre de correspondència entrant,
- registre de correu de sortida,
- quaderns amb un volum de 96 fulls,
- formes d'organització,
- carpetes.
Instruccions
Pas 1
Cal registrar tota la correspondència entrant i sortint, a més, el dia de recepció o expedició. La correspondència de tot tipus està subjecta a registre: enviaments postals, correus electrònics, faxos, lliurats personalment a les mans del missatge. Els correus electrònics importants (entrants i sortints) s’han d’imprimir i registrar de la mateixa manera que altres tipus de correspondència. A més, cal registrar correspondència interna: notes, notes de servei, notes explicatives, declaracions, queixes.
Pas 2
Per tal de registrar la correspondència, mantingueu registres de registre especials. Depenent del volum de correspondència d'un tipus concret, podeu crear revistes generals de correspondència entrant i sortint, o desglossar-les per tipus. Per exemple, feu un diari per registrar els correus electrònics entrants i sortints. Independentment del volum de correspondència, és convenient crear un diari separat per registrar els faxos entrants i sortints.
Pas 3
Si no teniu un diari especial de registre de correspondència, imprès a la impremta, agafeu un quadern ordinari i esteneu-lo. Al registre de cartes entrants, indiqueu el número del missatge, la data de recepció i el tipus de correspondència, si teniu un registre comú per a tot tipus de missatges, des de l’electrònic fins al fax. En una columna independent, descriviu breument el contingut de la carta. A la següent columna, escriviu la resolució del cap i el nom de la persona a qui es va lliurar la carta per a la seva execució. A la pràctica, si el problema està controlat per una persona específica, moltes cartes no arriben al gestor, sinó que es transmeten immediatament a l'intèrpret, de manera que no hauríeu de fer que aquesta columna sigui gran. És aconsellable deixar un lloc per a una signatura sota el cognom de l’intèrpret o al costat, indicant que ha rebut el document. Si el cap ha donat instruccions al secretari perquè controli l '"execució" del document, en una columna separada es posa una nota sobre control sobre tinta vermella (la lletra "K" o la paraula "control"). Després de completar l'execució de l'ordre relacionada amb aquest document, marqueu l'execució, així com el trasllat de la carta "al cas" (indiqueu el número del cas i la data de la seva formació).
Pas 4
El registre de correspondència també és necessari per a tots els missatges de sortida. Al registre de cartes de sortida, hi ha menys columnes que al registre de correspondència entrant. A més del registre de cartes entrants, feu en el registre de cartes de sortida una columna amb el número de sèrie de la carta, una columna amb la data, només de l'enviament, amb el tipus de correspondència que s'enviï (si cal), amb un resum del missatge, el cognom de l’originador del document (carta), així com la columna amb el número de cas, on es va arxivar una còpia del missatge.
Pas 5
De manera especial, haureu de registrar la correspondència que envieu per correu. El registre de les cartes enviades per correu es realitza al capçal de l’organització. És millor enviar no més de 7-10 cartes alhora. A mà o en un ordinador, al formulari, escriviu la data d'enviament, a continuació, per a cada carta enviada per correu electrònic, indiqueu el número de sèrie del registre, el nom de l'organització, la seva ubicació (només podeu especificar la ciutat o regió). Deixeu un espai a la dreta. Aquí, després de rebre un xec per correu, haureu d'introduir-ne els números de correu (normalment de 6 a 8 dígits). A sota del nom de l’organització per a cada enviament, escriviu els números i les dates dels documents a enviar o altres detalls que permetin identificar-los. A l’oficina de correus, aquesta llista està certificada pel segell postal. Podeu arxivar-lo en una carpeta independent o a la carpeta on s’emmagatzemen els missatges de sortida.
Pas 6
Cal un diari separat per registrar cada tipus de correspondència interna. En cada revista, indiqueu el número del document, la seva data, el cognom de l’originador, un resum, la resolució del cap, el cognom de l’executor, la marca de control, així com el número del cas.
