El manteniment de registres comptables és una tasca bastant minuciosa. Les carpetes amb factures d’alguns tipus de contractes s’han de conservar a l’organització fins a deu anys, de manera que cal arxivar-les perquè en qualsevol moment es pugui trobar el document necessari.
Instruccions
Pas 1
Mantingueu un diari de factures. Introduïu allà tots els números dels documents que vulgueu presentar. El millor és fer-ho electrònicament, en un programa especial o en un full de càlcul Excel normal. Introduïu el número del document (generalment mixt - numèric i numèric) i la seva data. De tant en tant, transfereix dades a discs de manera que, en cas d’avaria de l’ordinador, l’arxiu romangui intacte i segur.
Pas 2
Creeu diversos llibres de factures si hi ha més d'una entitat jurídica a l'empresa. Quan redacteu un document, doneu-li immediatament el número adequat. Apliqueu convencions. Per exemple, marqueu les factures emeses per JSC "Zolotaya Antelope" com a 123-ZA i per a JSC "Padishah" com a 123-P. Assegureu-vos d’indicar el número del contracte o acord amb el qual s’ha elaborat aquesta factura.
Pas 3
Agafeu la factura que cal presentar. Punxeu dos forats amb un forat. Enganxeu el document a una carpeta. Utilitzeu carpetes de gran resistència per evitar arrugues dels vostres títols. No els farciu massa fort.
Pas 4
El segon mètode d’emmagatzematge es troba a les carpetes de fitxers. Agafeu la coberta transparent i inseriu-hi la factura. Col·loqueu el fitxer en una carpeta i assegureu-lo amb suports especials.
Pas 5
Etiqueta cada carpeta. Tingueu en compte les factures de les persones jurídiques que s’emmagatzemen allà. Anoteu el període durant el qual es van recollir els documents.
Pas 6
Envieu factures de més de tres anys al magatzem. Plegueu carpetes en caixes de cartró que siguin fàcilment transpirables. Indiqueu a les parets el nombre d’aglutinants que hi ha a l’interior i a quina persona jurídica pertanyen. Al programa on registreu els documents, marqueu quins d’ells s’han enviat al magatzem. Si cal, sempre serà possible recollir l’arxiu i trobar els papers necessaris.