L’activitat de qualsevol organització implica treballar amb documents. Alguns d’ells perden la seva rellevància amb el pas del temps i no s’utilitzen en el treball. Per desfer-se dels papers innecessaris, normalment es destrueixen. La destrucció de documents s'ha de dur a terme estrictament d'acord amb les normes establertes en el treball d'oficina.
Necessari
- - acte de destrucció;
- - mitjans tècnics per a la destrucció de documents.
Instruccions
Pas 1
Consulteu el procediment per destruir documents. S’aplica tant als documents en paper com als realitzats en format electrònic. Normalment, els documents que han perdut el seu valor pràctic i tenen un període d’emmagatzematge caducat es destrueixen. Això s'aplica principalment als documents de personal i comptables.
Pas 2
Realitzeu un examen del valor dels documents. El resultat d’això hauria de ser un acte sobre l’assignació i preparació per a la destrucció d’aquells papers que ja no estan subjectes a emmagatzematge. El període de conservació dels documents ve determinat per la nomenclatura actual dels fitxers de la vostra organització. En alguns casos, els termes s’especifiquen segons les lleis federals, els decrets governamentals, les llistes de documents departamentals o estàndard.
Pas 3
Elaboreu un acte per a la destrucció de documents, indicant el nom de la unitat estructural davant de cada grup d'encapçalaments. Introduïu casos similars a l'acte sota un títol general, indicant el nombre total de casos. L’acte l’ha de signar un empleat de l’organització que hagi participat en l’examen del valor dels documents. Després, l’acte és aprovat pel cap.
Pas 4
Seleccioneu casos per destruir mitjançant una vista de pàgina. Això us permetrà no perdre el document necessari que accidentalment va entrar al fitxer. Si hi ha algun material a la ubicació d'emmagatzematge durant molt de temps, es pot desplaçar selectivament per determinar la rellevància dels documents.
Pas 5
Trieu el mètode de destrucció dels documents inclosos a l'acte. Es poden cremar o utilitzar amb aquest propòsit una trituradora de paper. De vegades, els materials a destruir es transfereixen a una empresa especialitzada per eliminar-los, elaborant el procediment amb un certificat d’acceptació i una factura corresponent. Aquest darrer mètode s’utilitza amb més freqüència quan el volum de documentació és significatiu. Per garantir la confidencialitat, la transferència de casos i la seva destrucció solen dur-se a terme sota la supervisió d’un empleat de l’organització.
