L’activitat de qualsevol empresa o organització, independentment de la forma de propietat, és impossible sense la gestió documental, que, de fet, és una confirmació d’aquesta activitat. La unificació de la circulació de documents es va fer als anys 79 del segle passat, però els estàndards creats aleshores, amb canvis i addicions menors, encara són vàlids avui en dia.
Instruccions
Pas 1
El sistema de gestió de documents unificat necessari per donar suport a les activitats de l'organització inclou tres tipus de documents:
- organitzatiu;
- administratiu;
- informació i referència.
Aquest darrer tipus de documents és auxiliar en relació amb els dos primers i, a diferència d’ells, no és obligatori per a l’execució. Contenen la informació de servei especial necessària tant per prendre decisions directives com per a la seva correcta comprensió i implementació.
Pas 2
Els documents de referència inclouen: butlletins informatius empresarials; telegrames i missatges telefònics; servei, informe i notes explicatives; resums, ressenyes i informes informatius, actes. El contingut d’aquests documents només es pot tenir en compte o provocar accions basades en aquesta informació. Aquesta és una part important del flux de treball, sense la qual és impossible organitzar cap procés de producció.
Pas 3
Si parlem de certs tipus d’informació i documents de referència, la majoria d’ells, per regla general, són cartes d’informació, en què els autors posen en coneixement de l’enquestat alguns fets, informació sobre béns, esdeveniments o activitats properes. Poden ser tant proactius com aquells que s’escriuen en forma d’informe sobre la implementació de les tasques assignades de les organitzacions pares amb el màxim nivell de gestió. Les cartes de venda automotivades també fan referència a documents d'informació i referència.
Pas 4
Resum, visió general o nota informativa: documents que contenen una descripció d'alguns del mateix tipus de fets, coses o esdeveniments en què pot haver-hi un breu resum, però aquest requisit no és obligatori. Els certificats ordinaris es poden elaborar a petició de les persones interessades o particulars i serveixen com a document que confirma qualsevol fet. Es tracta, per exemple, de certificats de salari, composició familiar, lloc de treball o estudi, etc.
Pas 5
Les notes de servei s’utilitzen generalment com a intercanvi d’informació entre departaments que no depenen directament de la producció. Els informes s’escriuen al supervisor immediat per tal d’informar sobre els fets que ha de conèixer de guàrdia. Les declaracions explicatives s’utilitzen en casos de violació de la disciplina laboral, són redactades pels mateixos infractors per explicar el seu acte. Els actes que confirmen un fet concret es redacten col·lectivament i es signen com a mínim per 3 participants en el control o acció.
