Un telefonograma significa un nom generalitzat per als documents transmesos oralment per telèfon. S’utilitza per transmetre informació de servei, com a norma general, en casos d’emergència quan s’ha de notificar urgentment al destinatari alguna cosa, enviar un missatge o enviar una invitació.
Necessari
papereria, números de telèfon del destinatari, diari de correu de sortida, comunicació telefònica
Instruccions
Pas 1
Prepareu el text del missatge telefònic. Indiqueu breument l’essència del missatge; la longitud recomanada del text no és superior a 50 paraules. Si el missatge telefònic conté una indicació d'un esdeveniment que hauria de tenir lloc en el futur: una reunió, una reunió, l'elaboració d'un acte, etc., assegureu-vos que indiqueu el lloc i l'hora específics de l'esdeveniment.
El text s’ha de redactar de manera que exclogui la possibilitat de doble interpretació.
Pas 2
Elabora un missatge telefònic en paper segons les regles per elaborar una carta des del cap. Per tant, al document amb el text se li han d'assignar els requisits: un número únic i una data de compilació. El missatge telefònic està signat per la persona en nom de la qual es transmetrà.
Pas 3
Determineu el destinatari del missatge telefònic. Si hi ha diversos destinataris, feu una llista de destinataris a més del text del missatge. Aquesta llista s'elabora en un full separat, que conté els noms de les organitzacions a les quals s'ha d'enviar el missatge de telèfon i els números de telèfon corresponents.
Pas 4
Registreu el missatge telefònic al registre de correspondència de sortida. Si un missatge telefònic és un fet rar al vostre flux de treball, utilitzeu un diari general per registrar-vos. En cas que recorriu regularment a aquest mètode de transferència d'informació, inicieu un diari separat per als missatges telefònics, de manera que us serà més convenient navegar.
Pas 5
Truqueu al destinatari i pregunteu per rebre un missatge telefònic. Esbrineu i anoteu la posició, cognoms, nom, patronímic de la persona que rep el missatge telefònic.
Pas 6
Digueu-li al subscriptor:
- càrrec, cognom, nom, patronímic de la persona en nom de la qual s’envia el missatge telefònic;
- la vostra posició, cognom, nom, patronímic i número de telèfon.
Dictar el text del missatge telefònic. Després d’haver transmès el text, demaneu al subscriptor que llegeixi de nou el missatge telefònic per comprovar la exactitud de la gravació.
Pas 7
Esbrineu amb el subscriptor el número de registre entrant del missatge telefònic i escriviu-lo.
