Una carta de rebuig és una part molt específica de la correspondència empresarial. Ha de contenir una resposta negativa a la sol·licitud del client o la proposta del soci. Al mateix temps, és important mantenir bones relacions amb el destinatari de la carta. Per expressar inequívocament la vostra posició, però per no ofendre el destinatari i deixar una impressió favorable de vosaltres mateixos, seguiu les regles bàsiques per escriure una negativa.
Necessari
- - el capçal oficial de l'organització;
- - ordinador;
- - Impressora.
Instruccions
Pas 1
Redacta la teva carta. No descuideu aquesta etapa de preparació del document. Us permetrà ordenar els vostres pensaments i escollir les frases més correctes.
Pas 2
Comenceu el text amb l'adreça tradicional al destinatari: "Benvolgut Ivan Ivanovich!" o "Benvolgut senyor Ivanov!" No utilitzeu cap altra redacció, perquè la negativa per escrit és oficial.
Pas 3
A l'extrem superior esquerre, indiqueu el destinatari de la carta: el nom de l'empresa, el càrrec, el cognom, les inicials d'un empleat o el cognom i les inicials d'una persona privada. La informació sobre la vostra empresa es mostrarà al capçal oficial de l’extrem superior dret.
Pas 4
Escriviu el cos principal del document. En primer lloc, repetiu la sol·licitud o la proposta que s’ha rebut. Per descomptat, no cal que reescriviu completament el text del document entrant. N’hi ha prou amb resumir la seva essència en poques paraules, fent servir torns tradicionals de discurs empresarial: "De conformitat amb la vostra sol·licitud de còpia de la comanda …" o "En resposta a la vostra sol·licitud d’ampliació del termini de préstecs concessionaris, informem … ".
Pas 5
A continuació, indiqueu els motius de la negativa. L'explicació d'una resposta negativa ha de ser breu, lògica, ferma en essència, però no dura en la forma. No distorsioneu la situació, no presenteu fets inexistents ni arguments inversemblants. Sempre que sigui possible, feu una còpia de seguretat de les vostres paraules amb referències a lleis i regulacions. Però no arribeu als extrems. Si sobrecarregueu la carta amb llargues explicacions i disculpes, correu el risc d’enfadar encara més el destinatari.
Pas 6
Comenceu la part final de la carta amb la redacció estàndard que us permet ser educat, però ferm en la vostra decisió: "Tenint en compte els fets anteriors, lamentablement hem de negar-nos a cooperar amb la vostra empresa" o "Lamentem informar-vos que és impossible ampliar més la línia de crèdit. "…
Pas 7
Intenteu mitigar el rebuig. Per a això, informeu el destinatari sobre altres opcions de cooperació, sobre els nous serveis de la vostra empresa que pot utilitzar en condicions preferents, sobre la possibilitat de tornar a considerar la seva sol·licitud al cap d’un temps determinat, etc. Tota la informació ha de ser absolutament correcta i actualitzada.
Pas 8
Torneu a llegir l'esborrany de la carta. Corregiu els errors, feu les addicions i correccions necessàries. Imprimiu la negativa al capçal oficial de l'organització, signeu-la amb el gestor i envieu-la al destinatari.
