Les formes de rendició de comptes estrictes, danyades en el procés de treball o impremtes malament a la impremta, no es poden llençar simplement. S'han de ratllar amb cura en diagonal i guardar-les en una caixa forta metàl·lica.
Instruccions
Pas 1
Els formularis d’informació estrictes danyats o incomplets s’han d’emmagatzemar durant cinc anys. Passat aquest període, organitzeu un inventari dels formularis, que ha de confirmar la presència real de documents danyats o inutilitzats que ja no són necessaris per motius objectius. Aquestes raons poden ser, per exemple, la indicació de rebuts, pòlisses d’assegurança, formes de factures d’hotels i altres formes de l’antiga direcció legal de l’organització. Durant el procés d’inventari, definiu el nombre exacte de formularis que cal anul·lar, els seus números, i identifiqueu la causa del dany al document. Les espines que queden dels formularis d’arrencament emesos per l’organització en el transcurs de les seves activitats també estan subjectes a inspecció.
Pas 2
Un mes després de l'inventari, recolliu una comissió per la destrucció de formularis d'informes estrictes. La comissió ha de comprovar tots els formularis usats i danyats, la seva quantitat i, en funció del treball realitzat, ha de redactar un acte de cancel·lació i destrucció.
Pas 3
La forma de l'acte de cancel·lació de la SSO es desenvolupa directament a la institució. Assigneu un número a l’acte, enumereu la persona materialment responsable i indiqueu el nom de l’organització. Comenceu el text de l'acte enumerant els membres de la comissió, indicant els seus noms i cognoms, càrrecs ocupats. A continuació, elaboreu una taula, a la primera columna de la qual indiqui el número del formulari, a la segona, el motiu de la destrucció i, a la tercera, la data de cancel·lació. Indiqueu en números i en paraules el nombre de formularis a destruir, recolliu les signatures de tots els membres de la comissió, desxifreu aquestes signatures, poseu la data al final de l'acte.
Pas 4
Sobre la base de l'acte signat, destruiu els formularis estrictes de rendició de comptes. Per destrucció s’entén la destrucció física del suport de paper on s’imprimeix el formulari, sense possibilitat de recuperació. Passeu els documents cancel·lats per una trituradora o cremeu-los.
