Hi ha casos freqüents quan, a petició d’organitzacions de tercers, empleats actuals o antics de l’empresa i altres ciutadans, és necessari elaborar un extracte del document principal destinat a ús intern i que contingui informació de caràcter confidencial. Hi ha requisits especials per a la preparació d’aquests documents.
Instruccions
Pas 1
Agafeu l'original del document original i seleccioneu els fragments que voleu copiar i transferir a la declaració. La cita precisa és el requisit principal per elaborar un extracte. No hi ha cap formulari específic per a aquests documents; aquí seguiu les regles generals del treball d'oficina que regeixen l'execució de la documentació empresarial. Molt més important és el contingut de l'extracte, que hauria d'estar compost per blocs d'informació obligatòria.
Pas 2
Per començar, col·loqueu el nom del document al centre superior del full breument el tema, l'essència del document. A continuació, seleccioneu i copieu la part del document principal, que conté els detalls inicials (nom de l'empresa), data i lloc de l’esdeveniment, nombre d’assistents, etc.). Completeu els extractes col·locant un fragment de text relatiu a la pregunta directa (un tema de l’ordre del dia de la reunió, etc.), indicant-ne el número de sèrie segons a la disposició del document original.
Pas 3
Ara cerqueu i copieu un fragment de text que descrigui el curs de la discussió sobre aquest tema (si n’hi ha) i la decisió que es va prendre al respecte. Inseriu el pressupost a l'extracte, recordant d'incloure-hi la numeració del document principal. Col·loqueu aquí els noms, inicials i càrrecs dels responsables que van signar l’original.
Pas 4
Verifiqueu l'extracte acabat de les persones autoritzades a realitzar aquestes accions. Molt sovint és el secretari de l’organització o l’oficial de personal. Aquí es compararà l'extracte amb el document original per obtenir una coincidència exacta. En conclusió, la declaració ha de contenir la paraula "Verdader", s'ha d'escriure la signatura (amb decodificació entre parèntesis) del responsable, s'ha d'indicar la seva posició, data i hora de certificació del document.
