Els documents comptables i caixes registradores, protocols i cartes, llibres comptables s’han d’imprimir i emmagatzemar en paper. Al mateix temps, s’han de grapar perquè les pàgines no es barregin als documents, no es perdin ni es confisquin. Amb aquest propòsit, es cusen. Amb fils durs. Si s'està cosint un document o un llibre, el fil es segella addicionalment amb un adhesiu i es certifica amb el segell.
Preparació per grapar i grapar documents
Prepareu fulls de documents o llibres per cosir. Prepareu una agulla i un fil dur. És possible que necessiteu un foradat, cola de papereria, adhesiu (paper de 4 x 6 cm) i impressió. A continuació, prepareu els documents que s'han de presentar. Organitzeu els fulls correctament, comproveu si estan plegats en l’ordre correcte. Si es cusen diversos fulls, n’hi ha prou de perforar amb una agulla. Dibuixeu una línia estrictament vertical al lloc de la puntada, marqueu simètricament 3 punts al centre, entre els quals hi ha estrictament 3 cm, i podeu fer una vora. Si el document és especialment important, podeu fer cinc forats per a l'enquadernació a intervals de 3 cm. Podeu fer els forats amb un forat.
Per als documents comptables que cal arxivar en paquets gruixuts, podeu utilitzar dues opcions. Perforar per parts i avançar pel fil. O fer una punxada amb un clau llarg i gruixut i un martell. Numereu les pàgines de portada a portada abans de cosir cap llibre de registre. A continuació, utilitzeu un clau i un martell per perforar els forats. O perforar amb un punxó.
Com i com grapar documents
Podeu cosir documents en diversos fulls amb fils normals, però és millor triar fils de punt (fil dur). És millor cosir paquets de documents bancaris amb fil de banc. Les revistes són un fil dur, perquè la revista es fixa per si sola i és necessari que el fil es garanteixi que no es trenquin els fulls.
El llibre d’ingressos i despeses s’ha de numerar i cosir. A l’última pàgina, s’indiquen les dades del llibre i es posen les signatures i els segells (si n’hi ha) de l’empresari i del representant fiscal.
Millor cosir documents dos cops per garantir la fiabilitat. La versió correcta de la costura és quan el fil comença des de la part posterior del document i s’hi mostra la resta del fil després de cosir. Quants centímetres de fil heu de deixar a la part posterior? 5-7 centímetres. Llavors és convenient lligar el fil amb un nus. Els extrems dels fils han de ser aproximadament iguals per al posterior encolat.
Realització d’un document enquadernat
Què cal fer amb els documents comptables després de cosir? Es pot enviar a un armari o arxiu. S'ha acabat de treballar amb ells en el firmware. Però cal preparar més documents importants, per exemple, protocols. Per a això, s’està preparant un adhesiu de paper prim. S’imprimeix per endavant el text següent: "Cosit, numerat, signat i segellat amb N fulls". N: el nombre de fulls, indicat en paraules i números. A continuació ve la posició del cap, el nom de l'organització, la signatura i el segell reals. El text, per descomptat, s’imprimeix per endavant i la signatura i el segell es posen més endavant.
El llibre de comptabilitat i ingressos, que es conservava en format electrònic, s’imprimeix al final del període informatiu, les impressions estan enquadernades i certificades per l’empresari i el representant de l’autoritat tributària.
L'adhesiu es col·loca a la part posterior del document de manera que cobreixi el nus de fils i part dels fils. Els extrems dels fils es treuen de l’adhesiu i s’enganxen amb cola d’oficina sobre tota la superfície de l’adhesiu. Només ara és possible signar pel cap i posar el segell. Les revistes se sotmeten al mateix procediment amb l’adhesiu.
