La gestió del personal és responsabilitat del departament de recursos humans de l’organització. La formació i manteniment de l’expedient personal de l’empleat es realitza després de la signatura de la comanda d’ocupació.
Necessari
- - documents de l’empleat contractat (passaport, documents educatius);
- - documents redactats en la contractació i en el procés d'activitat laboral d'un empleat;
- - una fotografia d'un empleat de 3x4 cm;
- - carpeta carpeta.
Instruccions
Pas 1
Imprimiu i doneu a l’empleat contractat, els formularis del full personal per a registres de personal i autobiografia, demaneu a l’empleat que els empleni a mà. Deixeu que l’empleat posi la seva signatura i data als documents completats. Enganxeu una foto de l’empleat a la primera pàgina del vostre full personal de recursos humans.
Pas 2
Agafeu un enquadernador habitual i imprimiu-hi i enganxeu-hi la portada del fitxer personal. Feu còpies del passaport (pàgines amb foto, registre, estat civil), documents educatius de l’empleat, poseu-los en un fitxer personal. Adjunteu-hi també característiques, recomanacions, currículum vitae d’un empleat i sol·licitud de feina. Si l'organització manté els contractes de treball i les ordres de personal per separat, feu-ne còpies i poseu-les en un fitxer personal.
Pas 3
Introduïu també al fitxer personal una còpia de la descripció del lloc de treball i altres documents relacionats amb el registre de la feina del treballador. No oblideu adjuntar la vostra autobiografia i full de registre personal (generalment es col·loquen al principi del fitxer personal). Numereu tots els fulls del fitxer personal, començant per una còpia del passaport i dels documents educatius. Feu un inventari intern dels documents emmagatzemats al fitxer personal i col·loqueu-lo al començament del fitxer personal.
Pas 4
Complementar l’expedient personal de l’empleat durant el seu treball amb còpies de diversos documents sobre formació avançada (còpies de diplomes, certificats, certificats, etc.), documents que confirmen les traduccions (declaracions, acords addicionals del contracte de treball, còpies o segones còpies ordres, etc.).), ordres per a la imposició de sancions o incentius i altres documents.
Pas 5
Empleneu un fitxer personal en cas d’acomiadament d’un treballador de l’organització amb documents d’acomiadament: una carta d’acomiadament, acord de les parts, una còpia o segona còpia de l’ordre d’acomiadament i altres documents.
Pas 6
Prepareu el fitxer personal de l’empleat acomiadat per al seu trasllat a l’arxiu. Per fer-ho, organitzeu els documents per cronologia de dates en l'ordre següent:
- registre personal de personal i autobiografia;
- una còpia del passaport i dels documents educatius;
- documents per a l'ocupació;
- documents que elabora el departament de personal durant la feina del treballador;
- documents d’acomiadament (completar un expedient personal).
Numereu els fulls del fitxer personal, torneu a registrar l’inventari intern i envieu el document a l’arxiu.
Pas 7
En el procés de treball d’oficina, els documents d’un fitxer personal es troben al seu interior en cronologia inversa, és a dir, al començament del cas, es publiquen els documents d’acomiadament; darrere d'ells: documents sobre transferències d'empleats, comandes d'incentius i sancions, etc.; darrere d'ells: documents sobre ocupació i còpies de documents sobre educació, etc.
