Algunes àrees d’activitat requereixen la sistematització de mercaderies, productes i documents. El fitxer de la targeta es pot utilitzar no només en producció. Per exemple, serà útil per a una persona que recopili segells o monedes o per a una floristeria. En general, allà on necessiteu, trobareu ràpidament l’adequat entre una gran varietat d’alguns objectes.
Instruccions
Pas 1
La informació continguda al fitxer ha de ser fàcilment accessible, independentment de la mida de l’emmagatzematge de dades. Per tant, divideix tot el volum en blocs, per exemple, alfabèticament o per data. Això us ajudarà a trobar la informació que necessiteu (targeta) en poc temps.
Pas 2
Totes les entrades del fitxer han d’estar netes. Per exemple, si els noms s’escriuen a mà, haurien de ser comprensibles, sense taques, perquè això dificultarà la informació que necessiteu.
Pas 3
El fitxer s’ha d’emmagatzemar en un lloc designat, per exemple, en un bastidor. Les caixes han de coincidir amb la mida de les cartes. Assegureu-vos de fer un inventari del contingut, de manera que no haureu de fullejar constantment dades innecessàries. Quan es completin les dades, introduïu la informació a l'inventari.
Pas 4
Els signes de cerca continguts en els elements de l’índex de la targeta (targetes, fitxers, etc.) s’han de sistematitzar estrictament. Per exemple, si es tracta d'un índex de targeta per a flors, els signes de cerca ("claus") de tots els elements s'han de mostrar de la mateixa manera. Per fer-ho, creeu un "esquelet" de l'element de cerca.
Pas 5
Suposem que voleu elaborar un índex de les vostres flors. Tots tenen característiques diferents, però consisteixen en una sèrie d’elements idèntics: inflorescència, tija, fulla, arrel, etc. En conseqüència, tots aquests elements s’han de contenir a l’esquelet. Per exemple, el nom és "gira-sol", la forma de la inflorescència és "rodona", el color és "groc", etc.
Pas 6
Qualsevol recopilació de dades hauria d'anar acompanyada d'una "llista de criteris de cerca". En un arxiu format per targetes normals, pot ser un document de text; per a un formulari d’arxiu virtual: una llista desplegable de la qual l’usuari seleccionarà el signe que necessita. Si manteniu un arxiu electrònic, assegureu-vos de crear una versió d'un disc extraïble, ja que el disc dur es pot cremar en qualsevol moment.
